Gang van zaken rondom inzetten

Op deze pagina staat in grote lijnen beschreven hoe het proces van een inzet verloopt. Het begint met een hulpvraag. De inzet eindigt vaak met het overlijden van de cliënt. Maar het kan ook zijn dat de familie het zelf gaat doen of wanneer de cliënt opgenomen wordt in het ziekenhuis of in het hospice. Achtereenvolgens worden beschreven: de hulpvraag en het intakegesprek, het zoeken naar de geschikte vrijwilliger, de begeleiding door de coördinator, ’s avonds of ’s nachts waken, het overlijden van de cliënt.

Hulpvraag en intakegesprek

Op enig moment krijgen de coördinatoren een telefoontje met de vraag naar de mogelijkheden om te komen helpen in een situatie waarin iemand palliatief terminaal ziek is.
Degene die belt (de verwijzer) is in de meeste gevallen iemand uit de zorg, een arts of verpleegkundige, of een familielid van de zieke. Een van de coördinatoren maakt dan meteen een afspraak voor een huisbezoek op korte termijn, liefst binnen 24 uur.
Tijdens het huisbezoek bekijkt ze in overleg met de cliënt en/of zijn naasten wat de hulpvraag is. Als de inzet van vrijwilligers mogelijk soelaas biedt, spreekt de coördinator af dat ze probeert te regelen dat er hulp komt op de momenten die het beste uitkomen voor de cliënt en familie.
Daarna begint het grootste deel van het werk: het plannen van de inzetten.

Planning van de vrijwilliger

De coördinatoren plannen de inzetten. Ze zoeken bij iedere inzet op basis van hun informatie en de indrukken uit het intakegesprek, een vrijwilliger die volgens hen in deze situatie goed op zijn plaats is.
Ze nemen telefonisch contact op met een vrijwilliger en leggen hem de vraag voor of hij bereid en beschikbaar is voor deze inzet.
Als de vrijwilliger aangeeft beschikbaar te zijn op de aangevraagde tijd, vertellen de coördinatoren wat de omstandigheden zijn bij de cliënt. Ze geven natuurlijk naam, adres, leeftijd, aard van de ziekte, wat er verder eventueel van belang is zoals bijvoorbeeld of iemand pijn heeft , nog eet en of drinkt, nog zelf naar toilet gaat en zo meer.
In veel gevallen zullen er meer vrijwilligers bij een cliënt komen. Dus de coördinatoren gaan door met plannen tot ze de aanvraag volledig ingevuld hebben. Dan geven ze aan cliënt door wie wanneer komt. De coördinatoren proberen zo veel mogelijk iedereen op een vaste dag en tijd per week terug te laten gaan naar dezelfde cliënt zolang als dat nodig is. Dus als je bent ingezet op een woensdagmiddag van 14.00 uur tot 17.00 uur, zullen ze je vragen de week daarna ook weer op dat tijdstip naar de cliënt toe te gaan.
Het is niet de bedoeling dat je zelf veranderingen toezegt aan cliënt of familie. Mochten er nieuwe vragen opkomen voor inzetten op een andere dag en tijd, dan moet je de cliënt vragen contact met de coördinatoren op te nemen. Zelf zeg je niets toe.

Terugkoppeling

Vooral in het begin als je nog in een leerfase zit, is het goed om met de coördinator het verloop van de inzet te bespreken. Zij zullen je daarom bellen om te horen wat je ervaringen zijn. Vertel hen vrijuit hoe het gelopen is en hoe je het ervaren hebt.
Naarmate je meer ervaring krijgt, vermindert deze terugkoppeling en is er alleen achteraf contact als er iets bijzonders te melden is.

Verzorging- en verpleeghuizen

De coördinatoren komen ook regelmatig in verzorging- en verpleeghuizen. Omdat de bewoners veelal erg op leeftijd zijn, zal het daar vaak voorkomen dat er geen of weinig naasten zijn. Daarnaast hebben de verzorgenden meestal niet voldoende ruimte om langere tijd bij een patiënt te blijven. Vooral ‘s avonds en ‘s nachts zijn er maar enkele medewerkers aanwezig en die zijn meestal druk bezet. Juist dan is het fijn dat er een vrijwilliger komt die toch tijd en rust heeft om bij de cliënt aanwezig te zijn en aandacht voor hem te hebben.

Overlijden van een cliënt

Als een cliënt is overleden worden, als het goed is, de coördinatoren daarvan op de hoogte gesteld. Op het moment dat de coördinatoren dit te horen hebben gekregen, melden ze het telefonisch aan de vrijwilligers die bij deze cliënt worden ingezet.
De coördinatoren sturen bij overlijden gewoonlijk een uitgebreide condoleance naar de naasten. Het is over het algemeen niet gebruikelijk dat de coördinatoren of vrijwilligers naar de avondwake of uitvaartdienst gaan, maar iedere vrijwilliger kan natuurlijk zelf kiezen hoe hij zijn inzetten voor de betreffende cliënt wil afsluiten.

6 Weken nadat de inzet is gestopt, neemt de coördinator contact op met de familie om te vragen hoe het gaat. Ook wordt er gevraagt of de familie een evaluatieformulier wil invullen. Per kwartaal houdt de coördinator een evaluatiegesprek met een familielid van een van de cliënten die overleden zijn.